MAGYAR POLGÁRI VÉDELMI SZÖVETSÉG
ORSZÁGOS ELNÖKE
NATIONAL PRESIDENT OF THE HUNGARIAN CIVIL PROTECTION
ASSOCIATION
1131 Budapest, XIII. Zsinór u. 8-12. 1555 Pf.43. Tel/Fax: 340-21-25 Mobil:+36-20-350-9998
www.mpvsz.hu E –mail:pvszovetseg@katved.gov.hu
MPVSZ202307102
MAGYAR POLGÁRI VÉDELMI SZÖVETSÉG
ADATMEGISMERÉSI SZABÁLYZATA
Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének és a közérdekű adatok közzétételének rendjéről
- Általános rendelkezések
1.1. A Szabályzat célja:
1.1.1. A jelen szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja az Magyar Polgári Védelmi Szövetség (a továbbiakban: MPVSZ), mint civil szervezet kezelésében lévő közérdekű adatok megismerésére irányuló igények (a továbbiakban: adatigénylés) teljesítési rendjének, valamint a közzéteendő közérdekű adatok, közzétételi listák tartalmának, közzétételi kötelezettséggel kapcsolatos feladatoknak szervezeten belüli meghatározása. A Szabályzat megalkotásával és közzétételével az MPVSZ eleget tesz az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 30. (6) bekezdésében foglaltaknak, és elősegíti az állampolgári joggyakorlást.
1.2. A Szabályzat tárgyi hatálya:
1.2.1 Jelen Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed az MPVSZ birtokában lévő, az Infotv. 3. § 5. pontjában meghatározott közérdekű adatokra, valamint az Infotv. 3. § 6. pontjában meghatározott közérdekből nyilvános adatokra (a továbbiakban együttesen: nyilvános adat).
1.2.2. Az Infotv. 27. (8) bekezdése értelmében a jelen Szabályzat rendelkezései nem alkalmazandók a közhitelű nyilvántartásból történő — külön törvényben szabályozott — adatszolgáltatásokra.
1.3. A Szabályzat személyi hatálya
A jelen Szabályzat személyi hatálya kiterjed az MPVSZ valamennyi választott tisztségviselőjére, tagjaira, az MPVSZ valamennyi szervezeti egységére és alkalmazottjára, valamint az MPVSZ hoz adatigényléssel forduló természetes és nem természetes személyekre.
1.4. Értelmező rendelkezések
A jelen Szabályzat alkalmazásában:
- adatkezelő: az MPVSZ, az általa kezelt nyilvános adatokra vonatkozó adatigényléseket minden esetben teljesíti;
- adatigénylő: az a természetes személy, jogi személy, vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki, illetve amely az MPVSZ-hez adatigénylést nyújt be;
- közérdekű adat: Info tv. 3. § 5. pontja szerinti adat;
- közérdekből nyilvános adat: Info tv. § 6. pont szerinti adat;
- személyes adat: az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: GDPR) 4. cikk 1. pontja szerinti adat;
- adatkezelés: GDPR. 4. cikk 2. pontja szerinti adatkezelés;
- nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;
- elektronikus közzététel: az mbvk.hu honlapon közzétett általános, különös és egyedi közzétételi lista szerinti közérdekű és közérdekből nyilvános adatok.
A jelen fejezetben nem meghatározott fogalmak tekintetében az Infotv. „Értelmező rendelkezései” körében meghatározottak az irányadók.
- Feladatok és hatáskörök
2.1. MPVSZ Elnökének feladatai
Az információszabadsághoz való jog érvényesülését, az MPVSZ kötelezettségeit az adatigénylések és közzétételi kötelezettségek teljesítése útján az MPVSZ-nek biztosítania kell. E feladat végrehajtásának megszervezéséért a szervezeten belül az Elnök a felelős. Az Elnök gondoskodik
- az információszabadság érvényesítésével kapcsolatosan a nyilvános adatok megismerésére vonatkozó szabályzat elkészítéséről és naprakészen tartásáról,
- az általános, különös és egyedi közzétételi lista 3. melléklet szerinti tartalmának meghatározásáról (a továbbiakban együttesen: közzétételi listák) (3. melléklet),
- az egyes munkakörökben irányadó feladatok és felelősségek, mulasztások kapcsán alkalmazható munkaügyi szankciók meghatározásáról,
- a közérdekű adatigénylésekre adott válaszok kiadványozásáról és
- az adatvédelmi tisztviselő ezen megbízatásra történő jelöléséről.
- l . l. Adatvédelmi tisztviselő kinevezése
Az MPVSZ országos elnöke az adatvédelmi tisztviselő kinevezésekor olyan személyt javasol a feladat ellátására, aki
- rendelkezik rálátással az MPVSZ működésére, adatkezelései során használt nyilvántartásaira,
- átfogó ismerettel rendelkezik az információszabadság jogi szabályozási, és az MPVSZ működése során alkalmazandó ágazati jogszabályok szabályozási rendszerére,
- ismeri a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (a továbbiakban: NAIH) információszabadsággal és adatvédelemmel kapcsolatos joggyakorlatát és
- szakirányú tanfolyami végzettséggel rendelkezik.
Az Adatvédelmi tisztviselőt az MPVSZ Elnökségének jóváhagyásával az MPVSZ országos elnöke nevezi ki.
- . Adatvédelmi tisztviselő feladatai
2.2.l. Az Adatvédelmi tisztviselő kinevezésének célja az MPVSZ Adatvédelmi és Adatbiztonsági Szabályzatban meghatározott feladatok ellátásának biztosításán túl az információszabadsággal kapcsolatos operatív ügyek összefogása, a végrehajtási és ellenőrzési feladatok elvégzésére felelős személyek kijelölése. Az Adatvédelmi tisztviselő információszabadság érvényesítése kapcsán felmerülő feladatai:
- az adatigénylésekkel kapcsolatos ellenőrző lista kitöltése, adatigénylésekre adandó válaszok előkészítése vagy az elkészítésének koordinálása, ellenőrzése, válaszadás biztosításának, költségtérítés megfizetésének ellenőrzése,
Az Elnök megbízásából az adatigénylésekkel kapcsolatos válaszlevelek kiadványozása,
- általános, különös és egyedi közzétételi listákkal kapcsolatos változások figyelemmel kísérése;
- közérdekű adatigénylések alapján javaslattétel az egyedi közzétételi lista módosítására;
- a közzétételi listák elkészítésének a koordinálása, a közzétételi listák tartalmi megfelelőségének ellenőrzése;
- a közérdekű adatigénylések nyilvántartásának (4. melléklet), mint az Infotv. § (3) bekezdés szerinti kötelezettség teljesítésének, valamint az Infotv. 29. § (la) bekezdés szerinti ismételt adatigénylések kiszűrésére alkalmas nyilvántartás vezetése;
- évente beszámoló készítése az Elnök részére az információszabadsággal kapcsolatos éves eseményekről, áttekintő helyzetelemzés formájában,
- a sajtó megkeresésekre válaszjavaslat elkészítése az Elnök részére.
- . Szervezeti egységek
Szervezeti egységek az információszabadság biztosítása kapcsán az alábbi feladatok elvégzésére kötelesek:
- valamennyi érintett szervezeti egység köteles a közzétételi listákban meghatározott adatkörökben rendszeres adatgyűjtést, és adatösszegzést végezni, az adatokat a közzétételi listák adatköreinél meghatározott időközönként továbbítani az Adatvédelmi tisztviselő részére a 3. mellékletben meghatározottak szerint;
- valamennyi szervezeti egység feladata a szervezeti egységek email címére beérkező közérdekű adatigénylések iktatása, és Adatvédelmi tisztviselő részére továbbítása;
- Titkárság feladata a bejövő iratok iktatása kapcsán a közérdekű adatigénylések iktatása, és szignálást követően az Adatvédelmi tisztviselő részére továbbítása;
- Sajtófőnök feladata a közzétételi listák feltöltésének, frissítésének technikai biztosítása, a már nem aktuális adatok archiválásának biztosítása, a közzétételi felület jelen szabályzatban meghatározott technikai feltételeinek biztosítása;
- Gazdasági alelnök gondoskodik a költségtérítés pontos összegének meghatározásáról, valamint a költségtérítés megfizetésének ellenőrzéséről, amelyről tájékoztatja az Adatvédelmi tisztviselőt.
- A közérdekű és közérdekből nyilvános adatok egyedi megismerésére irányuló igény és teljesítése
3.1. Az adatigénylések benyújtása
3.1. l .Általános alapelvek
Adatigénylés akkor teljesíthető, ha erre vonatkozó igény érkezik az MPVSZ-hez. A nyilvános adat megismerése iránt bárki Adatigénylőként igényt fogalmazhat meg, az igény befogadásának feltétele, hogy az igénylő nevét, (megnevezését), valamint a tájékoztatás és értesítés megadására kijelölt elérhetőségét biztosítsa az MPVSZ részére a kért adatkörök megjelölése mellett.
3.1.2. Adatigénylések beérkezésére biztosított elérhetőségek, alaki és tartalmi kötöttségek
Az MPVSZ a következő módokon fogadja az adatigényléseket:
- elektronikus úton az pvszovetseg@katved.gov,hu e-mail címen, vagy az MPVSZ hivatali kapujára közvetlenül, vagy ePapír használatával küldött elektronikus levélben;
- postai úton az MPVSZ székhelyére címezett levélben (levelezési cím: 1131 Budapest, Zsinór u.8-12.);
- személyesen szóban és írásban a MPVSZ székhelyén.
3.1.2.(a) E-mailben, hivatali kapun és postai úton érkező adatigénylések az e-mail címre, az MPVSZ hivatali kapujára, és a székhelyre postai úton érkező adatigényléseket az MPVSZ munkatársai legalább hetente ellenőrzik, és továbbítják az Adatvédelmi tisztviselő részére.
3.1.2.(b) Szóbeli adatigénylések
Adatigénylést abban az esetben lehet szóban előterjeszteni, amennyiben:
- az Adatigénylő azt szóban kéri teljesíteni;
- az igényelt adat az MPVSZ honlapján már nyilvánosságra hozott adatra vonatkozik;
- az alkalmazott jogszabályra vonatkozó általános tájékoztatással teljesíthető;
- az igényelt adat az MPVSZ hatáskörére, eljárásaira vonatkozik.
Amennyiben az adatigénylés szóban nem teljesíthető, arról feljegyzést kell készíteni és azt az elektronikus és postai úton beérkezett igényekkel egy tekintet alá esőként kell kezelni.
3.1.3. Alaki kötöttség, kötelező tartalmi elemek
Az adatigénylések formai kötöttségektől mentesen benyújthatók, de tartalmazniuk kell legalább az alábbi adatokat:
- az Adatigénylő neve, vagy nem természetes személy Adatigénylő esetében az Adatigénylő megnevezése;
- az Adatigénylő kapcsolattartási elérhetőség, amelyen az Adatigényló számára az igényléssel kapcsolatos bármely tájékoztatás és értesítés megadható.
Amennyiben az adatigénylés nem tartalmazza a jelen pontban írtakat, az nem teljesíthető.
. Az adatigénylések elbírálása és teljesítése, az adatigénylés megtagadása
3.2.1. Az adatigénylés elbírálására, teljesítésére vagy megtagadására irányuló eljárásra jogosultak az adatigénylés során:
- az Elnök,
- az Adatvédelmi tisztviselő,
- az adatigénylés teljesítéséhez adatszolgáltatásra a MPVSZ Elnöke általa kijelölt személy,
- telefonon előterjesztett és azonnal megválaszolható kérelmek esetében a kérelem megválaszolására illetékes és megfelelő információ birtokában levő személy.
3.2.2. Adatigénylés elbírálása, teljesítésének előkészítése
3.2.2. (a) Adatvédelmi tisztviselő az adatigénylést annak szignálását követően megvizsgálja abból a szempontból, hogy:
- az adatigénylés megfelel-e a 3. 1 .3. pontjában foglalt követelményeknek;
- az igényelt adatok pontosan beazonosíthatók-e, vagy szükséges e tisztázó kérdés feltétele az igénylőnek;
- az igényelt adatok olyan adatkörre vonatkoznak -e, melyeket az azonos igényló egy éven belül már benyújtott, és az adatokban változás nem állt be;
- az igényelt adatok az MPVSZ adatkezelésében vannak-e, ha igen, melyik szervezeti egység vonható be az adatok összegyűjtésébe;
- az igényelt adatok közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatoknak minősülnek-e, valamint fennáll -e az Infotv. 27. szerinti elutasítási ok (adatigénylés ex lege titokkörbe tartozó adatra, üzleti érdeket aránytalan mértékben sértő adatra, döntés megalapozását szolgáló adatra vonatkozik),
- az igényelt adatok megtalálhatóak-e az MPVSZ hivatalos weboldalán vagy egyéb szerv weboldalán;
- az igényelt adatok az Adatigényló által kért módon vannak-e tárolva az MPVSZ nél vagy feldolgozásuk szükséges;
- az adatszolgáltatás teljesítése okoz-e az MPVSZ nek külön költséget, ha igen, a költségek meghatározásához adatot kér az illetékes szervezeti egységtől;
- egyeztet az adatok összegyűjtésébe bevont szervezeti egységgel a határidőn belüli teljesítés lehetőségéről és amennyiben az az előzetes felmérés alapján nem teljesíthető 15 napon belül, rögzíti, ennek okát;
- a kért adatok jelentős terjedelme vagy nagy számossága miatt felmerül-e az MPVSZ alaptevékenységének ellátásához szükséges munka erőforrás aránytalan mértékű igénybevétele.
3.2.2.(b) Adatvédelmi tisztviselő az adatigénylés teljesítésére, illetve a válaszlevél elkészítésére javaslatot tesz az Elnök részére az 5. melléklet szerinti űrlap alkalmazásával. Az Elnök a javaslat elfogadásakor kijelöli a válaszadásban adatgyűjtési feladatokban közreműködő szervezeti egységet. Az adatszolgáltatást az Adatvédelmi tisztviselő a közreműködők bevonásával úgy köteles előkészíteni, hogy annak az igény beérkezését követő legrövidebb idő alatt, de legkésőbb 15 napon belül eleget lehessen tenni.
3.2.3. Tisztázó kérdések
Amennyiben az adatigénylés nem egyértelmű, az Adatigénylőt írásos úton az igény pontosítására kell felhívni. Adatvédelmi tisztviselő ilyen esetekben előkészíti a tisztázó kérdéseket, és a kiadványozott válaszlevelet a biztosított kapcsolattartási elérhetőségen megküldi Adatigénylőnek. Az adatigénylés teljesítése az Adatigénylő válaszadását követően folytatható a 3.2.2 pontban meghatározottak ismételt elvégzésével, a válaszadásig az erre irányadó határidó nyugszik. Ha az Adatigényló a tisztázó kérdésre nem válaszol az erre a felhívásban megjelölt határidőn belül, az adatigénylést visszavontnak kell tekinteni, erre a válaszlevélben fel kell hívni az Adatigényló figyelmét.
3.2.4. Tájékoztatás egyéb adat kezelőhöz fordulás szükségességéről
Amennyiben a 3.2.2. pont szerinti vizsgálat során igazolást nyer, hogy az adatigényléssel érintett adatokat nem az MPVSZ kezeli, erről a tényről az Adatvédelmi tisztviselő az általa előkészített és kiadványozott válaszlevél formájában az Adatigénylőt a lehető legrövidebb időn belül írásban tájékoztatja. Amennyiben az MPVSZ egyértelműen be tudja azonosítani az adatkezelőt az adatkezelőről és elérhetőségeiről is tájékoztatja az Adatigénylőt.
3.2.5. Az adatigénylés elutasítása, Adatigénylő tájékoztatása
Tájékoztatás nem közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatokra, vagy Infotv. 27. § (5) szerinti adatokra vonatkozó adatigénylés elutasításáról
Amennyiben már a 3.2.2. pont szerinti vizsgálat során bizonyítást nyer, hogy az adatigényléssel érintett adatok nem közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatok, vagy az adatigénylés ex lege titokkörbe tartozó adatra, üzleti érdeket aránytalan mértékben sértő adatra, döntés megalapozását szolgáló, és az Infotv. 27.§ (6) bekezdés szerinti adatra vonatkozik, az adatigénylés teljesítését meg kell tagadni.
3.2.5.(b) Tájékoztatás egyéb okból történő elutasításról
Amennyiben a 3.2.2. pont szerinti vizsgálat során megállapítható, hogy:
- az Adatigénylő nem biztosította az 3.1.3. pontjában meghatározott adatait,
- az adatigénylés azonos igénylő által egy éven belül benyújtott, azonos adatkörre irányuló adatigényléssel megegyezik, és az azonos adatkörbe tartozó adatokban változás nem állt be,
- az adatigénylés a MPVSZ gazdálkodásának átfogó, számla szintű, illetve tételes ellenőrzésére irányuló adatokra, vagy dokumentum másolatokra vonatkozik (ez esetben az igénylést annak tárgyát képező irat másolata helyett a jogviszony alanyainak, a jogviszony típusának, a jogviszony tárgyának, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás mértékének és teljesítése időpontjának megjelölésével kell teljesíteni) az adatigénylés teljesítését meg kell tagadni.
3.2.5.(c) Elutasítás esetén válaszlevélben rögzítendő tartalmak
Az adatigénylés teljesítésének megtagadásáról — annak részletes indokaival együtt — az Adatvédelmi tisztviselő az általa készített válaszlevél tervezet kiadványozásával az adatigénylésben meghatározott csatornán történő expediálással írásban tájékoztatja az Adatigénylőt, legkésőbb az adatigénylés beérkezésétól számított 15. napig. A válaszlevélben az igény elutasításával szembeni, a Pesti Központi Kerületi Bíróság előtt érvényesíthető rendes jogorvoslati eljárásról, és a NAIH előtt indítható vizsgálati eljárás megindíthatóságától is tájékoztatást ad az MPVSZ az Adatigénylő részére.
3.2.6. Tájékoztatás költségtérítés fizetése ellenében teljesíthető adat igénylésről
Amennyiben már a 3.2.2. pont szerinti vizsgálat alapján a költségtérítés kiszabhatóságára vonatkozó feltételek fennállását és annak becsült mértékét az adatgyűjtésben részt vevő szervezeti egység a Gazdasági alelnök visszaigazolja, Adatvédelmi tisztviselő – egyező szakmai álláspontja esetén – elkészíti és kiadványozza az Adatigénylő részére a költségtérítés megfizetése melletti teljesíthetőségre vonatkozó tájékoztató levelet. A válaszlevél minden esetben tartalmazza az Adatigénylő tájékoztatását arról, hogy a megállapított költségtérítés összegének felülvizsgálata érdekében a költségtérítés megfizetésére vonatkozó határidó lejártától számított 30 napon belül a Pesti Központi Kerületi Bíróság előtt pert indíthat, valamint vizsgálati eljárás megindítása céljából megkeresheti a NAIH-ot.
3.2.7. Adatigénylés teljesítése
3.2.7.(a) Amennyiben az adatigénylés megválaszolására írásban (ideértve az elektronikus levél útján megválaszolt adatigényléseket is) kerül sor, az adatigénylésről való tudomásszerzést követően az adatgyűjtést végző szervezeti egység vagy személyek a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb az Adatvédelmi tisztviselő által meghatározott határidőn belül írásban (elektronikus levélben) összegezik az adatigényléssel kapcsolatosan rendelkezésükre álló adatokat.
3.2.7.(b) Amennyiben az adatigénylés több személyt vagy szervezeti egységet is érint, az adatgyűjtésben részt vevők egymással együttműködve, az Adatvédelmi tisztviselő koordinációjával, közösen készítik elő az adatokat. A válaszlevelet a kapott adatok összegzésével az Infotv.-ben meghatározott szempontok teljesülésének szakmai ellenőrzését követően – az Adatvédelmi tisztviselő kiadványozza. A határidőben történő teljesítésért és a szolgáltatott adatok megfelelőségéért MPVSZ irányában az adatgyűjtésben részt vevő személyek és az Adatvédelmi tisztviselő közösen felelnek. Amennyiben az Adatvédelmi tisztviselő adatigénylés teljesítésének végrehajtása során jut arra az álláspontra, hogy az adatigénylés elutasításának van helye, álláspontját az Elnöknek jelzi, és egyetértése esetén a 3.2.5 szerinti eljárást alkalmazva kiadványozza a válaszlevelet.
3.2.7.(c) Adatvédelmi tisztviselő köteles gondoskodni arról, hogy az Adatigényló által kért adatszolgáltatás során olyan adatokat ne közöljenek, amelyek nem minősülnek közérdekű vagy közérdekből nyilvános adatnak, vagy az Adatigényló által meg nem ismerhető adatnak minősülnek. Ennek érdekében a közérdekű, közérdekből nyilvános adatot is tartalmazó dokumentum azon részét, amely az Adatigényló által meg nem ismerhető adatot is tartalmaz a másolaton felismerhetetlenné teszi. A felismerhetetlenné tételt az Adatvédelmi tisztviselő hatja végre, az MPVSZ jogásza ellenőrzi.
A felismerhetetlenné tétel
- papír alapú másolatnál a meg nem ismerhető rész letakarással történő másolásával,
- elektronikus adathordozónál, valamint elektronikus levélnél az érintett részek külön dokumentumokra történő szétválasztásával, amennyiben ez nem lehetséges dokumentumból való törlésével, kitakarással, scanneléssel történik.
3.2.7.(d) Az adatszolgáltatásnak – lehetőség szerint – az Adatigényló által kért technikai eszközzel és módon kell eleget tenni. Személyes betekintés minden hónap első hétfőjén 10-14 óra között biztosítható, másolatot az Adatigénylő kérheti:
- postai úton papír alapon vagy számítástechnikai adathordozón (pl.: pendrive-on, CD-n),
- elektronikus levélben ügyfélkapura, vagy az Adatigényló által megjelölt e-mail címre kézbesítve megküldeni.
3.2.7.(e) Ha a kért adatot az MPVSZ korábban már elektronikus formában nyilvánosságra hozta, az igény teljesíthető az adatot tartalmazó nyilvános forrás konkrét megjelölésével is.
3.2.7.(f) Ha az Adatigénylő az adatokat személyesen, közvetlenül kívánja megismerni, az adatokról készült másolatot személyesen kívánja átvenni, az Adatvédelmi tisztviselő értesíti az Adatigénylőt az adatokba, iratokba való betekintés lehetséges időpontjáról, illetve az adatszolgáltatással kapcsolatban felmerült költségekről. A megjelent Adatigénylő számára az adatok átadása (betekintési lehetőség biztosítása, másolatok átadása) csak úgy lehetséges, ha az Adatigénylő a jelen Szabályzat 1. mellékletét képező formanyomtatványon aláírásával az átadás vagy betekintés tényét elismeri. Az MPVSZ az adatokba történő betekintéshez megfelelő körülményeket, kért másolatok rendelkezésre állását biztosítania kell, illetőleg tájékoztatni kell az Adatigénylőt a jogairól és figyelmeztetni kötelességeire.
3.2.7.(g) Az ügyfélnek a betekintés kapcsán joga van:
- a számára rendelkezésre bocsátott iratokba betekinteni, azokról jegyzeteket, fotókat készíteni, jelezni a másolatkészítési igényét, s megjelölni a másolat adathordozójának kívánt formáját,
- kérdéseket feltenni az MPVSZ jelen lévő képviselőjének.
3.2.7.(h) Az ügyfél kötelessége, hogy:
- a számára átmenetileg rendelkezésre bocsátott dokumentumok fizikai épségéről gondoskodjon;
- biztosítsa az adatok, dokumentum integritását, azaz a betekintéskori állapot változatlan megőrzését;
- a megtekintendő adatok, dokumentumok előkészítéséhez minden szükséges információt biztosítson a MPVSZ-nek;
- az adatokról készítendő másolat költségeit előzetesen megtérítse.
- Költségtérítésre vonatkozó rendelkezések
4.1. Költségtérítés általános szabályai
4.1.1. Amennyiben az adatigénylés teljesítése az MPVSZ alaptevékenységének ellátásához szükséges munkaerőforrás aránytalan mértékű igénybevételével jár, illetve a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmük, az igény teljesítését az MPVSZ költségtérítés megfizetéséhez kötheti.
Költségtérítésként az alábbi költségelemek megtérítésére kötelezheti az MPVSZ az Adatigénylőt:
- az igényelt adatokat tartalmazó adathordozó költsége,
- az igényelt adatokat tartalmazó adathordozó az igényló részére történő kézbesítésének költsége, valamint
- az adatigénylés teljesítéséhez szükséges munkaerő-ráfordítás költsége.
4.1.2. A költségek mértékének megállapítására a közérdekű adat iránti igény teljesítéséért megállapítható költségtérítés mértékéről szóló 301/2016. (IX. 30.) számú Kormányrendelet, valamint jelen szabályzat 2. melléklete alapján kerül sor.
4.1.3. A költségtérítés megállapításáról az Adatigénylőt az igény teljesítését megelőzően, az adatigénylés érkeztetését követő 15 napon belül tájékoztatni kell. Adatigénylő 30 napon belül köteles nyilatkozni az igény fenntartásáról, ellenkező esetben az igénylést visszavontnak minősíti az MPVSZ. A nyilatkozattételre rendelkezésre álló határidóról, és a nyilatkozat elmaradásának jogkövetkezményeiről az Adatigénylőt tájékoztatni kell. Az adatigénylés fenntartása esetén az MPVSZ a kért információkat, másolatokat a költségtérítés megfizetését követő 15 napon belül teljesíti.
4.1.4. Amennyiben az Adatigénylő a költségek megtérítését vállalja, úgy közölnie kell a számviteli bizonylat kiállításhoz szükséges személyes adatait (név, megnevezés, lakcím/székhely, nem természetes személy esetén adószám). A költségtérítés megfizetésére megállapított fizetési határidő nem lehet rövidebb 15 napnál.
4.1.5. költségtérítés megfizethető banki átutalással az MPVSZ számú bankszámlaszámlájára történő teljesítéssel.
4.1.6. Ha az adatigénylés teljesítéséért fizetendő tényleges költségek alacsonyabbak, mint a becsült költségek alapján megfizetett költségtérítés mértéke, a különbözetet az adatigénylés teljesítésétől számított 15 napon belül vissza kell fizetni az Adatigénylőnek. A visszafizetés — az Adatigénylő egyéb rendelkezésének hiányában — arra a bankszámlaszámra történik, ahonnan az Adatigénylő a befizetést teljesítette.
4.1.7. Az Adatigénylőt fel kell hívni arra, hogy a költségtérítés átutalásakor annak jogcímét (költségtérítés) és az adott ügy ügyiratszámát a közleményben tüntesse fel.
4.1.8. Az adatigénylés csak azt követően teljesíthető, ha az Adatigénylő a költségtérítés összegét maradéktalanul megfizette.
4.2. Adathordozó és kézbesítés költségtérítésének szabályai
4.2.l. Költségtérítés papír alapú másolat igénylése esetén kizárólag a 20 oldalt meghaladó másolatok tekintetében, a 20 oldalt meghaladó terjedelem tekintetében állapítható meg.
4.2.2. A nyilvános adatról készített másolatért, valamint a kézbesítés költségeként fizetendő költségtérítés költségnemeit és mértékét jelen Szabályzat 2. melléklete tartalmazza.
4.3. Munkaerő ráfordítás költségtérítésének szabályai
4.3.1. Munkaerő-ráfordítás költség megfizetésére akkor kötelezheti az MPVSZ az Adatigénylőt, ha az adatigénylés teljesítéséhez szükséges munkaerő-ráfordítás időtartama meghaladja a 2 munkaórát. Az adatigénylés teljesítésével összefüggő munkaerő-ráfordításként az igényelt adat felkutatásához, összesítéséhez és rendszerezéséhez, az igényelt adat adathordozójáról másolat készítéséhez, archivált állományok ismételt olvashatóvá tételéhez és archiválásához, és a másolaton a meg nem ismerhető adatok felismerhetetlenné tételéhez szükséges időtartam vehető figyelembe.
4.3.2. Ha az adatigénylés teljesítésére elektronikus úton kerül sor, a másolat készítéséhez szükséges időtartam csak akkor vehető figyelembe, ha elektronikus formában rendelkezésre nem álló adat igénylésére került sor, vagy a másolat készítéséhez szükséges időtartam rövidebb az elektronikus formában rendelkezésre álló adat rendelkezésre bocsátásához szükséges időtartamnál.
4.3.3. A munkaerő-ráfordítás összes költségét a munkaerő-ráfordítás személyenként költségeinek összegeként, időtartamát személyenként a kerekítés szabályainak megfelelően egész órára kerekítve kell megállapítani.
4.3.4, A munkaerő-ráfordítás személyenként költségét akként kell meghatározni, hogy az adatigénylés teljesítésében közreműködő személy(ek) által az adatigénylés teljesítésével összefüggésben teljesített munkaórák számát meg kell szorozni e személy(ek) egy munkaórára eső tényleges munkaerő költségével, ahol tényleges munkaerő költségnek az e személy(eke)t megillető rendszeres személyi juttatások összegét kell tekinteni. Az adatigénylés teljesítésével összefüggő munkaerőráfordítás összes költségeként legfeljebb munkaóránként átlagosan 1000 Ft vehető figyelembe.
- Közzététel
5.1. Általános közzététellel kapcsolatos szabályok
5.1.1. Az MPVSZ honlapja (https://mpvsz.hu) főoldalon kialakított menüpontot biztosít a közzétételi listák elérhetőségére.
5.2. Frissítések
5.2.l. A közzétételi listák frissítéséhez szükséges adatgyűjtést a MPVSZ két havi gyakorisággal elvégzi a frissítést és az új adatokat a közzétételről legfeljebb 15 munkanapon belül gondoskodik.
5.22. A közzétételi lista minden esetben tartalmazza az utolsó frissítés dátumát.
- Adatvédelmi előírások
6.1. Általános adatvédelmi kötelezettségek
6.l.1. Az adatigénylés teljesítése során kiemelt figyelmet szükséges fordítani az Adatigénylő által meg nem ismerhető adatok felismerhetetlenné tételére, különösen a személyes adatok tekintetében. Az adatigénylőkről kezelt személyes adatok nyilvántartása során a 3/2021 (09.20) az MPVSZ Adatvédelmi és Adatbiztonsági szabályzatban meghatározottak szerint kell eljárni.
- Adatigénylések nyilvántartása
- Az Adatvédelmi tisztviselő a beérkező adatigénylésekről nyilvántartást vezet:
- az elutasított adatigénylésekről, és az elutasítás okáról az Infotv. 30. § (3) bekezdése alapján, az ott meghatározott jelentés elkészítése céljából,
- a beérkezett és elbírált adatigénylésekről az Infotv. 29. § (la) bekezdésben meghatározott feltételek vizsgálata céljából.
- A nyilvántartás az 5. melléklet szerinti adatokat tartalmazza; az MPVSZ az adatkezelésről a GDPR 13. cikke szerinti tájékoztatást közzéteszi honlapján (https://MPVSZ./adatvedelem).
6.2.3. Az MPVSZ az adatigényléssel kapcsolatosan birtokába jutott személyes adatokat az Infotv. 29. (la) bekezdéséből következően az adatigénylés benyújtásától számított egy évig használhatja fel, majd ezt követően az adatokat tartalmazó ügyiratot és az elektronikus úton nyilvántartott adatokat a számítógépes rendszerből törli.
6.2.4. Amennyiben az adatigényléssel kapcsolatban költségtérítés megfizetésére kerül sor, az MPVSZ a költségtérítéssel kapcsolatos számviteli dokumentumokat, és a bizonylatokban feltüntetett személyes adatokat a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a alapján 8 évig köteles megőrizni. Adatkezelő a megőrzésre jogszabály által megállapított határidó leteltét követően a személyes adatokat selejtezési eljárás során törli.
6.2.5. Az MPVSZ felelőssége az adatkezelésre irányadó határidök leteltét követően a papír alapú dokumentumok megsemmisítése, valamint az elektronikus dokumentumok számítógépes rendszerből való törlése oly módon, hogy adattörlés esetén az érintett adatok a továbbiakban ne legyenek helyreállíthatók.
- Záró rendelkezések
A Szabályzattal érintett személyeknek annak rendelkezéseit meg kell ismerniük és a megismerés tényét az aláíróíven igazolniuk kell.
A jelen Szabályzat 2023 október 01.napján lép hatályba.
- Átmeneti rendelkezések
Jelen Szabályzat rendelkezéseit alkalmazni kell a hatálybalépésekor már folyamatban lévő adatigénylésekre is.
Budapest, 2023. július 19.
Dr. habil. Endrődi István ny. tű. ezredes
az MPVSZ országos elnöke s.k.